Préparer un portail de commande B2B : les questions à poser avant de choisir une plateforme

Qui commande, et au nom de qui?

Un compte B2B est rarement une seule personne. Derrière un même client, on trouve souvent un acheteur, un approbateur, un comptable et parfois plusieurs succursales. Le portail doit refléter cette organisation, sinon vos clients continueront de commander par courriel.

Questions à poser

• Quels types de clients servez-vous : détaillants, distributeurs, comptes nationaux, entrepreneurs, établissements?
• Un compte a-t-il plusieurs succursales, adresses de livraison ou centres de coûts?
• Qui peut passer une commande, qui doit l'approuver et qui ne fait que consulter les prix ou les factures?
• Vos représentants commandent-ils au nom de leurs clients? Doivent-ils voir l'historique de leur portefeuille?
• Comment un nouveau client obtient-il un accès : invitation, demande validée par votre équipe ou création manuelle?

Vos conditions commerciales

C'est souvent la partie la plus sous-estimée. En B2B, le prix affiché dépend presque toujours du client, de la quantité ou d'un contrat. S'y ajoutent des minimums, des conditions de paiement et des règles de livraison propres à chaque compte.

Questions à poser

• Avez-vous des listes de prix par client, par groupe de clients ou par contrat?
• Appliquez-vous des prix par palier de quantité? Le palier se calcule-t-il par ligne, par commande ou sur une période?
• Exigez-vous des minimums de commande ou des multiples d'emballage (boîte, caisse, palette)?
• Quelles conditions de paiement offrez-vous : paiement à terme, limite de crédit, carte de crédit, paiement à la commande?
• Certains clients ont-ils un traitement fiscal particulier ou des frais de livraison négociés?

Où se trouve chaque règle aujourd'hui?

Pour chaque règle, notez où elle vit actuellement : dans l'ERP, dans un chiffrier, dans un contrat ou dans la mémoire d'un représentant. Une règle bien documentée dans l'ERP se transfère; une règle appliquée au cas par cas devra d'abord être décidée.

Le catalogue que chaque client doit voir

Un portail B2B expose la qualité de vos données produit. Les acheteurs professionnels cherchent des codes, des unités de mesure et des fiches techniques précises. Des données incomplètes génèrent des appels au service à la clientèle plutôt que des commandes.

• Tous les clients voient-ils tous les produits, ou certains catalogues sont-ils réservés par contrat, région ou marque?
• Quelles données l'acheteur a-t-il besoin de voir : code fabricant, fiche technique, équivalences, délais?
• Vendez-vous à l'unité, à la boîte ou à la palette? Comment les conversions sont-elles gérées?
• Où les données produit sont-elles maintenues aujourd'hui (ERP, PIM, chiffriers) et par qui?
• Les fiches existent-elles en français et en anglais, ou faudra-t-il les traduire?

Prévoyez du temps pour nettoyer et compléter les données avant le lancement. Ce travail est souvent plus long que la configuration de la plateforme elle-même.

Les parcours de commande

Les acheteurs professionnels commandent surtout ce qu'ils connaissent déjà. Ils veulent aller vite, retrouver leurs commandes précédentes et suivre leurs livraisons sans appeler.

• Commande rapide par code de produit ou par importation d'un fichier.
• Nouvelle commande à partir de l'historique ou d'une liste enregistrée.
• Demande de soumission pour des quantités ou des produits hors catalogue.
• Commandes récurrentes ou planifiées.
• Commande passée par un représentant au nom du client.
• Suivi des commandes, des livraisons partielles, des reliquats et des factures.

Partez des canaux actuels

Observez comment les commandes arrivent aujourd'hui : courriel, téléphone, EDI, représentants. Chaque canal a ses raisons d'exister. Le portail ne les remplacera pas tous d'un coup : décidez lesquels il doit absorber en premier et lesquels resteront en place.

Les connexions aux systèmes existants

Le portail ne vit pas seul. Il doit recevoir des données de vos systèmes et leur renvoyer des commandes. La première étape consiste à dresser la carte de ces échanges.

Pour chaque échange, précisez s'il doit se faire en temps réel ou en différé, et ce qui se passe si un système est indisponible. Demandez aussi à chaque fournisseur s'il propose un connecteur existant et maintenu pour vos systèmes précis, ou s'il s'agit d'une intégration à développer, et qui en assure la maintenance.

Les responsabilités internes

Un portail B2B est un projet d'entreprise, pas seulement un projet informatique. Chaque équipe détient une partie des règles et devra les maintenir après le lancement.

Nommez une personne responsable du portail à l'interne, capable de trancher entre les besoins des équipes. Décidez aussi tôt comment vos représentants seront associés aux commandes passées en ligne : cette question influence directement leur volonté de recommander le portail à leurs clients.

Les critères d'évaluation

Transformez vos réponses en scénarios concrets et demandez aux fournisseurs de les démontrer. Une démonstration utile montre vos cas, pas un parcours générique.

• Faites démontrer vos trois scénarios les plus complexes, avec des données représentatives de votre catalogue et de vos clients.
• Pour chaque règle commerciale, demandez si elle est gérée nativement, par une extension tierce ou par du développement.
• Pour chaque système à relier, demandez s'il existe un connecteur, une API documentée ou s'il faudra développer l'intégration.
• Vérifiez qui peut modifier une liste de prix ou un catalogue sans faire appel à un développeur.
• Regardez l'expérience de l'acheteur sur téléphone et sur tablette.
• Faites détailler le coût total : abonnement, mise en place, intégrations, extensions et maintenance.
• Demandez comment se déroule un déploiement par étapes, par exemple un groupe de clients à la fois.

Signaux d'alerte

• Une démonstration qui n'utilise jamais vos règles ni vos données.
• Des réponses du type « c'est possible » sans préciser comment, par qui ni à quel coût.
• Des règles B2B essentielles réparties entre plusieurs extensions de fournisseurs différents, qu'il faudra maintenir ensemble.

Où se situe Shopflow

Selon la description de son moteur B2B, Shopflow propose notamment la tarification propre à chaque client, les catalogues privés, des processus d'approbation, des hiérarchies de clients ainsi que la gestion du crédit et des conditions de paiement, avec un inventaire commun aux ventes B2B et B2C. Ces capacités ne remplacent pas le cadrage décrit dans ce guide : utilisez la liste de vérification ci-dessous pour les confronter à vos propres scénarios lors d'un échange avec l'équipe.